RUANGOBAT

Penerimaan Obat

Modul Penerimaan Obat digunakan untuk mencatat penerimaan obat ke dalam gudang pusat atau fasilitas kesehatan. Setiap penerimaan memiliki nomor unik, tipe penerimaan, dan detail item obat beserta informasi batch (nomor batch, tanggal kedaluwarsa, jumlah). Saat penerimaan dikonfirmasi, stok secara otomatis diproses oleh sistem.

Kolom Data Penerimaan#

Kolom Tipe Wajib Keterangan
Nomor Penerimaan String Otomatis Nomor unik dokumen (contoh: PO/PUSK01/2026/07/0001). Di-generate otomatis oleh sistem.
Tipe Enum Ya Jenis penerimaan (lihat tabel Tipe Penerimaan di bawah).
Tanggal Penerimaan Date Ya Tanggal penerimaan obat.
Fasilitas FK Tidak Fasilitas penerima. Kosong = gudang/dinas pusat.
Supplier FK Tidak Supplier pengirim (wajib jika tipe = Pembelian).
Nomor PO String Tidak Nomor Purchase Order.
Nomor Invoice String Tidak Nomor invoice/faktur supplier.
Sumber Dana FK Tidak Sumber dana/anggaran yang digunakan.
Catatan Text Tidak Catatan tambahan.
Status Enum Ya Status dokumen (lihat tabel Status di bawah).

Penjelasan Tipe Penerimaan#

Tipe Keterangan
Pembelian Pembelian obat dari supplier. Wajib mengisi supplier, nomor PO, dan invoice.
Hibah Penerimaan obat berupa hibah/donasi dari pihak lain.
Stok Awal Pencatatan stok awal saat pertama kali menggunakan sistem.
Penyesuaian Penyesuaian stok (penambahan) akibat temuan fisik.
Distribusi Penerimaan obat dari hasil distribusi antar fasilitas.
Manual Penerimaan obat secara manual tanpa alur khusus.

Penjelasan Status#

Status Keterangan
Draft Dokumen tersimpan namun belum dikonfirmasi. Stok belum diproses. Bisa diedit.
Dikonfirmasi Dokumen sudah dikonfirmasi. Stok sudah diproses ke dalam sistem.
Dibatalkan Dokumen dibatalkan. Jika sebelumnya sudah dikonfirmasi, stok di-reverse.
**Alur:** Draft → Dikonfirmasi (stok diproses) atau Draft → Dibatalkan. Jika sudah dikonfirmasi, bisa dibatalkan (stok dikembalikan).

Detail Item Obat#

Setiap penerimaan memiliki satu atau lebih item obat. Setiap item berisi:

Kolom Tipe Wajib Keterangan
Obat FK Ya Obat yang diterima.
Jumlah Integer Ya Jumlah unit yang diterima.
Tanggal Kedaluwarsa Date Ya Tanggal kedaluwarsa batch obat.
Nomor Batch String Tidak Nomor batch (bisa di-generate otomatis di dev mode).
Harga Satuan Decimal Tidak Harga beli per unit (untuk tipe Pembelian).
Keterangan Text Tidak Catatan per item.
**Catatan:** Saat penerimaan dikonfirmasi, setiap item akan membuat atau menambah record **BatchStok** yang merepresentasikan stok fisik per batch.

Langkah-Langkah: Melihat Daftar Penerimaan#

  1. Buka menu Distribusi & Permintaan → Penerimaan Stok.
Halaman Daftar Penerimaan
Halaman Daftar Penerimaan
  1. Tabel menampilkan seluruh penerimaan dengan kolom: Nomor, Tipe (badge), Status (badge), Tanggal, Fasilitas, Supplier, Sumber Dana, dan Total Biaya.
  2. Gunakan tab di bagian atas untuk beralih antara penerimaan dinas (gudang) dan faskes.
Tab Penerimaan Obat
Tab Penerimaan Obat
  1. Gunakan filter untuk memfilter berdasarkan status, supplier, sumber dana, atau rentang tanggal.
  2. Klik nomor penerimaan untuk melihat detail.

Langkah-Langkah: Membuat Penerimaan Baru#

Pembuatan penerimaan menggunakan wizard 3 langkah:

Langkah 1: Informasi#

  1. Pada halaman daftar, klik tombol "Buat Penerimaan" di pojok kanan atas.
Tombol Tambah Penerimaan Stok
Tombol Tambah Penerimaan Stok
  1. Isi informasi umum:
Form Penerimaan - Langkah 1
Form Penerimaan - Langkah 1
  • Nomor Penerimaan — klik tombol Generate untuk membuat nomor otomatis, atau isi manual.
  • Tipe — pilih jenis penerimaan (Pembelian, Hibah, Stok Awal, Penyesuaian, Distribusi, atau Manual).
  • Tanggal Penerimaan — pilih tanggal.
  • Supplier — (wajib untuk tipe Pembelian) pilih supplier dari daftar. Jika belum ada, klik "+ Create" untuk menambah supplier baru secara langsung.
  • Nomor PO dan Nomor Invoice — (untuk tipe Pembelian) isi nomor PO dan invoice.
  • Sumber Dana — (opsional) pilih sumber dana/anggaran.
  • Catatan — (opsional) tambahkan catatan.
  1. Klik "Selanjutnya" untuk melanjutkan.

Langkah 2: Item Obat#

  1. Tambahkan item obat yang diterima:
Form Penerimaan - Langkah 2
Form Penerimaan - Langkah 2
  • Obat — pilih obat dari daftar. Harga satuan akan otomatis terisi.
  • Jumlah — masukkan jumlah unit yang diterima.
  • Tanggal Kedaluwarsa — pilih tanggal kedaluwarsa batch.
  • Nomor Batch — (opsional) masukkan atau biarkan kosong untuk auto-generate.
  • Harga Satuan — harga beli per unit.
  1. Klik "+ Tambah Item" untuk menambah item lain.
Tomboh Tambah Item
Tomboh Tambah Item
  1. Klik "Selanjutnya" untuk melanjutkan.

Langkah 3: Konfirmasi#

  1. Tinjau ringkasan semua item yang akan diterima:
  • Tabel menampilkan: Nama Obat, Jumlah, Harga Satuan, dan Subtotal per item.
  • Total biaya ditampilkan di bagian bawah.
  1. Klik "Simpan" untuk menyimpan sebagai Draft, atau "Buat" untuk langsung Mengonfirmasi penerimaan.

Langkah-Langkah: Mengedit Penerimaan#

  1. Pada halaman daftar, klik nomor penerimaan untuk membuka halaman detail.
  2. Klik tombol "Edit" di pojok kanan atas.
  3. Hanya penerimaan berstatus Draft yang bisa diedit.
  4. Ubah field yang diperlukan, lalu klik "Simpan".

Langkah-Langkah: Mengonfirmasi Penerimaan#

  1. Buka penerimaan berstatus Draft.
  2. Klik tombol "Konfirmasi".
  3. Sistem akan memproses stok secara otomatis:
  • Membuat/menambah record BatchStok untuk setiap item.
  • Menambah jumlah stok di Stok Gudang atau Stok Fasilitas.
  • Mencatat Riwayat Stok (tipe: masuk).
  • Jika ada sumber dana, membuat catatan Sumber Dana Penggunaan.
**Catatan:** Proses konfirmasi tidak bisa dibatalkan secara langsung. Untuk membatalkan penerimaan yang sudah dikonfirmasi, ubah status menjadi **Dibatalkan** (stok akan di-reverse/dikembalikan).

Langkah-Langkah: Membatalkan Penerimaan#

  1. Buka penerimaan yang ingin dibatalkan.
  2. Klik "Edit", lalu ubah status menjadi Dibatalkan.
  3. Jika penerimaan sebelumnya berstatus Dikonfirmasi, sistem akan mengembalikan stok secara otomatis (reverse):
  • Mengurangi jumlah stok di BatchStok.
  • Mengurangi aggregate stok (Stok Gudang / Stok Fasilitas).
  • Mencatat Riwayat Stok tipe reversal.
**Catatan:** Hanya penerimaan berstatus **Draft** yang bisa dihapus permanen.

Penggunaan Data Penerimaan dalam Modul Lain#

Modul Penggunaan Data Penerimaan
BatchStok Setiap penerimaan membuat/menambah record batch stok dengan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa.
Stok Gudang Jika fasilitas kosong, stok ditambahkan ke gudang pusat.
Stok Fasilitas Jika fasilitas ditentukan, stok ditambahkan ke fasilitas tersebut.
Retur Obat Retur ke supplier terkait dengan penerimaan asal.
Riwayat Stok Setiap perubahan stok tercatat dalam riwayat (tipe: masuk / distribusi_masuk).
Sumber Dana Penggunaan anggaran tercatat otomatis jika sumber dana ditentukan.
Laporan Neraca Data penerimaan menjadi bagian dari neraca persediaan obat.